You can use the content below to share with clients before their first Telehealth appointment. You can also click the images to download PDF versions of the Getting Started with Telehealth guides for clients in English and Spanish. 

• Getting Started with Telehealth
• Empezando con Telehealth

Note: See Getting started guides for your clients to download other guides about the Client Portal and Telehealth for clients. 

Getting Started with Telehealth

This guide includes basic tips and instructions on how to join a video appointment, as well as some FAQs to make your first video call a success.

To prepare, please review the following information before your first video appointment. You may still have questions, so please do not hesitate to reach out to me.

In this guide, we'll cover:

• What is Telehealth?
• What equipment do I need?
• The day of the call
  • Using a desktop or laptop computer 
  • Using a smartphone or tablet 
• Tips for success
• FAQs
  • What should I do if I didn’t get the reminder with the link?
  • What is SimplePractice?
  • What can I do to do improve the quality of the connection?
  • How should I prepare my space for a Telehealth appointment?
  • Is Telehealth private?
  • Will the appointments be recorded?
  • What if my microphone and webcam aren't working?

What is Telehealth?

Through audio and video over the internet, you can meet with your clinician on-the-go from your desktop, laptop, tablet, or mobile device (iOS or Android).

Telehealth allows us to connect anywhere with secure and convenient appointments that save you time and hassle. There's no need to deal with traffic when you can schedule and attend your appointments directly from a laptop or mobile device.  

What equipment do I need?

To participate in Telehealth appointments from your home, you will need one of the following devices:

• Desktop computer with a webcam, speakers, a 2.5 GHz processor, and 4 GB of RAM
• Laptop computer with built-in webcam and speakers, a 2.5 GHz processor, and 4 GB of RAM 
• Tablet device with built-in webcam and speakers
• iPad with built-in webcam and speakers
• Smartphone with at least iOS 13 or Android 10
  (Note: To use a smartphone, you must first download Telehealth by SimplePractice, available for iOS or Android in the app store.)

You will also need an internet connection that is at least 0.35 mbps. For optimal results, a reliable, high-speed internet connection with a bandwidth of at least 10-15 mbps will minimize connection issues and provide the best quality.

The day of the call

Using a desktop or laptop computer

If you plan to use a desktop or laptop, there’s nothing to download prior to your appointment. Here are the steps to join:

• About 10 minutes before your appointment, you'll receive an email or text appointment reminder with the link to join your call. If you're set up to receive text reminders, the exact time you receive your text reminder may vary based on your cell phone carrier.

Note: If you have already consented to receiving text and/or email reminders, you’ll continue to receive them for Telehealth appointments as well. If you're a new client, make sure that you've provided your email and or mobile phone number so that I can enable email or text appointment reminders for you.

• Click the unique link embedded in the email or text reminder. You may have to copy and paste the link into your web browser if clicking the link doesn’t work. Your video call screen will now open in a new tab.
• If I've already joined the call, you‘ll see my face on the screen. If I haven’t, you’ll see yourself.
• You’ll also see the Welcome prompt.
• When you’re ready, type your name where it says Enter your name to join, and click Join Video Call. This will take you straight into the video call.

Tip: For information about enabling camera and microphone access, please see: How to enable camera and microphone access for Telehealth.

Using a smartphone or tablet

If you plan to use a mobile device, here are the steps to join:

• Download Telehealth by SimplePractice (for iOS or Android) in the app store. About 15 minutes before your appointment, you’ll receive an email or text appointment reminder. 
• Open the reminder email on your device and click the unique link. This will open the Telehealth by SimplePractice app.
  • If you don't have the app downloaded, you’ll be prompted to download it on your tablet or mobile device.
• If I‘ve already joined the call, you’ll see my face on the screen. If I haven’t, you’ll see yourself.
• When you are ready, click Join Video Call. This will take you straight into the video call.

Note: There may be a slight delay for me to join the appointment if I’m finishing with a previous appointment. Please be patient and I’ll join momentarily.

Tips for success

• We recommend joining the video appointment a few minutes early to test your settings.
• If you can connect to the Internet, but are having trouble joining the video appointment, we recommend testing your internet connection. 
• To use a smartphone to join a video chat, you must first download the Telehealth by SimplePractice app - available in the app store for iOS or Android.
• If you need to cancel or have questions about the appointment, please contact me.
• You can choose the layout option that works best for you. These options are:
  • Switching between Speaker and Grid View
    • The Speaker View gives you a full focus view of the active speaker, and the Grid View gives you an equal view of all participants side-by-side. Click Grid/Speaker View to switch views.
  • Identifying the active speaker
    • You can easily identify which participant is currently speaking by which window is highlighted in yellow in Grid View, or which participant is pinned in Speaker View.
  • Pinning a participant
    • You can pin any participant, regardless of who's currently speaking.
    • To pin a participant, hover over their video stream and click Pin Video.
    • To unpin a participant, click the blue Unpin video icon.
  • Hiding your self view
    • You can hide your self view by clicking Hide self view in the upper right. Other participants can still see you if you hide your self view.
    • To show your self view again, click Show self view.
  • Hide participants in the side panel
    • You can hide other participants to focus on the active speaker by clicking Hide/Show participants in the upper right.

FAQs

What should I do if I didn’t get the reminder with the link?

Contact me if you did not get the link so I can send it to you via email or secure messaging. 

What is SimplePractice?

SimplePractice, LLC is my practice management software for scheduling, case management, and Telehealth, and therapy notes. SimplePractice, LLC, uses a HIPAA compliant software so your information will be securely kept.

What can I do to do improve the quality of the connection?

If you live in an area with slow internet, this can really affect the speed of your connection. Here are some basic steps that can improve the overall quality:

• Use wired Ethernet instead of wifi whenever possible. Wifi will work, but you may experience a lag and interference, which can make your video and audio choppy. If you experience a lag or interference while using Wifi, we recommend moving closer to your router. However, wired internet will give you a much smoother, more consistent experience.
• Test your internet connection speed. 
• Close other programs. If you have several programs running in the background, closing them will almost certainly improve the quality.  Also, make sure you’re not downloading any large files.
• Turn off your video stream. When your video is turned on, there's more strain on your internet connection which may impact the audio quality during a Telehealth session. If your audio becomes choppy, your connection may not be strong enough to support a live video stream. Turning off your camera, may help to improve the audio quality of the call. 

If you are unable to connect, please contact me as soon as possible to see if I can help you troubleshoot.

How should I prepare my space for a Telehealth appointment?

• Identify a suitable room that is quiet, private, and free of distractions.
• To keep background noise to a minimum, make sure to close any doors, shut windows, turn off the television, and keep loud pets in another room if possible. Consider hanging a “Do Not Disturb” sign on the door to avoid interruptions. 

Is Telehealth private?

Just like a face-to-face appointment, your Telehealth visit will be private and confidential.

Will the appointments be recorded?

None of our appointments will ever be recorded or stored.

What if my microphone and webcam aren't working?

When you click on your Telehealth appointment link, make sure to click Allow to enable your webcam and microphone to work with Telehealth. If you don't see this option, click Reload the page.

Empezando con Telehealth

Esta guía incluye consejos e instrucciones sobre cómo iniciar una sesión de video, también incluye Preguntas Más Frecuentes para que su primera llamada sea un éxito.

Para prepararse, por favor revise la siguiente información antes de su primer cita de video. Si tiene preguntas después de leer la guía, no dude en comunicarse con nosotros.

¿Qué es Telehealth?

A través de audio y video puede reunirse con su terapeuta por internet usando su computadora, tableta o móvil (iOS o Android)—¡usted escoge!

Telehealth nos permite conectarnos desde cualquier lugar con citas seguras y convenientes que ahorran tiempo y molestias. No hay necesidad de luchar con el tráfico cuando puede programar y asistir a citas directamente desde su computadora o móvil.

¿Qué equipo necesito?

Para participar en citas de Telehealth desde su hogar necesitará uno de los siguientes:

• Computadora de escritorio con cámara web y altavoces
• Computadora portátil con cámara web y altavoces
• Tableta con cámara web y altavoces
• Smartphone “teléfono inteligente” (Nota: Para usar un Smartphone, primero debe descargar Telehealth by SimplePractice disponible para iOS o Android en la tienda de aplicaciones)

También necesitará una conexión a internet de al menos 0.35 mbps. Para obtener resultados óptimos, una conexión a internet confiable y de alta velocidad con un ancho de banda de al menos 10-15 mbps minimizará los problemas de conexión y proporcionará la mejor calidad.

El día de la cita

Cómo unirse desde su computadora de escritorio o computadora portátil

Si piensa usar su computadora de escritorio o computadora portátil, no necesita bajar una aplicación antes de su cita. Estos son los pasos para unirse:

• Aproximadamente 10 minutos antes de su cita debe recibir un correo electrónico o mensaje de texto SMS. 
• Haga clic en el enlace único incluido en su recordatorio. La pantalla de su video llamada se abrirá en una nueva pantalla. 
• Si ya me uní a la llamada, verá mi cara en la pantalla. Si no me he unido a la llamada se verá a sí mismo.  
• También verá el mensaje de bienvenida. Haga clic en “Play Test Sound” para probar la configuración de su cámara y micrófono. 
• Cuando esté listo, haga clic en “Join Video Call”. Esto lo llevará directamente a la videollamada.

Nota: Puede haber un ligero retraso al unirme a la sesión en lo que termino con mi sesión anterior. Por favor sea paciente y me uniré a la llamada momentáneamente. 

El día de la llamada

Cómo unirse usando un teléfono móvil

Si va a usar un teléfono móvil, estos son los pasos para iniciar su llamada:

• Elija una habitación bien iluminada. No se siente directamente en frente de una ventana debido a la iluminación a su espalda. 
• Descargue Telehealth by SimplePractice en la tienda de aplicaciones. Aproximadamente 10 minutos antes de su cita debe recibir un recordatorio por correo electrónico o texto SMS.

Nota: Si ha dado su consentimiento para recibir recordatorios por correo electrónico o texto, continuará recibiendolos para citas de Telehealth. Para nuevos clientes, asegúrese de haber proporcionado su correo electrónico y/o número de teléfono móvil para que pueda habilitar los recordatorios por correo electrónico o texto. 

• Abra el recordatorio en su teléfono móvil y haga clic en el enlace. Esto abrirá la aplicación Telehealth By SimplePractice.
• Si ya me uní a la llamada, verá mi cara en la pantalla. Si no me he unido a la llamada se verá a sí mismo.
• Cuando esté listo, haga clic en Join Video Call. Esto lo llevará directamente a la videollamada. 

Nota: Puede haber un ligero retraso al unirme a la sesión en lo que termino con mi sesión anterior. Por favor sea paciente y me uniré a la llamada momentáneamente.

Consejos Para el Éxito

• Recomiendo unirse a la sesión de video unos minutos antes de su cita para probar su configuración
• Si puede conectarse al internet pero está teniendo problemas para unirse al video, nosotros recomendamos verificar su conexión a Internet
• Para utilizar su teléfono móvil, necesita descargar la aplicación Telehealth by SimplePractice, disponible en la tienda de aplicaciones para iOS o Android.
• Si necesita cancelar su cita o si tiene preguntas sobre su cita, favor de comunicarse conmigo.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué debo hacer si no me llega el enlace?

R: Comuníquese conmigo y le enviaré el link por correo electrónico o mensaje privado.

P: ¿Qué es SimplePractice?

R: SimplePractice, LLC es mi programa de administración de práctica para manejar citas, programar casos, telesalud, y notas de terapia. SimplePractice LLC cumple con las leyes de HIPAA para asegurar que todos tus datos médicos serán protegidos.  

P: ¿Qué puedo hacer para mejorar la calidad de mi conexión?

R: Si vive en una área con conexión a internet lenta, esto puede afectar la calidad de su sesión. Les brindamos las siguientes recomendaciones para mejorar la calidad:

- Conectarse directamente en vez de usar WiFi cuando sea posible. Wifi funciona, pero puede experimentar un retraso e interferencia, lo que puede hacer que su video y audio se vean entrecortados. Internet por cable le brindará una experiencia más fluida y consistente. 

- Google provee una manera fácil de probar velocidad de su internet. Simplemente busque: prueba de velocidad. Haga click en el botón azul que dice Prueba de Velocidad. Si es menos de 0.35 mbps y está usando WiFi, intente conectarse directamente o reiniciar su enrutador.

- Cierre otros programas. Si tiene varios programas abiertos, cerrarlos mejorará la calidad de su llamada. También asegúrese de no estar descargando archivos grandes. 

Si encuentra problemas conectándose, favor de comunicarse lo mas antes posible para que yo pueda ayudarle a solucionar los problemas. 

P: ¿Dónde es el mejor lugar para tener mi sesión de telesalud?

R: Para decidir el mejor lugar en su casa, escoja un lugar privado y aislado de otros miembros de la familia, compañeros de trabajo, mascotas, u otras distracciones. Le brindamos las siguientes sugerencias: 

• Ajuste la luz. Pequeños ajustes a la luz pueden brindar un gran cambio de calidad a su llamada. Estos ajustes incluyen poder una luz detrás de su dispositivo hacia usted. Asegúrese que no tenga luz detrás de usted. Si está usando una computadora portátil, asegúrese que esté a nivel de ojo y que la cámara no esté mirando el techo o el piso. 
• Escoja un lugar privado y silencioso. Identifique un lugar sin distracciones. Cierre puertas y ventanas para eliminar ruidos del fondo. 

P: ¿Es Telehealth privada?

R: Igual como una cita cara-a-cara, su cita de Telehealth es privada y confidencial.

¡Felicidades! 

Ahora puede usar Telehealth by SimplePractice.